- Hlavné funkcie fakturačného programu
- Benefity používania fakturačného programu
- Ako si vybrať fakturačný program
- Záver
Čo je to fakturačný program?
Fakturačný program je súbor efektívnych prostriedkov, pomocou ktorých môže vaša firma hladko viesť proces fakturácie. Výber peňazí od zákazníkov inými, klasickými spôsobmi môže byť časovo náročné a nepohodlné pre vás aj pre vášho klienta. Fakturačný program však ponúka lepší spôsob, ktorým je možné tieto transakcie uskutočniť.
Optimalizácia účtovného procesu a výberu platieb pomocou fakturačného programu vedie k vyššej likvidite, väčšej flexibilite a presnosti finančnej prognózy. Jednoducho povedané, fakturačný program vám pomáha optimalizovať celý proces, od účtovania až po výber platieb. Poďme si vysvetliť, ako môže fakturačný program zlepšiť celý obchodný proces.
Kliknutím na obrázok sa vám zobrazí online demo verzia fakturačného programu bez registrácie:
Hlavné funkcie fakturačného programu
Fakturačný program obsahuje nasledujúce funkcie, ktoré pridávajú na hodnote celého obchodného procesu:
Vytváranie a prispôsobovanie faktúr
Fakturácia je prvým krokom k tomu, aby ste dostali zaplatené. Ak máte efektívny systém fakturácie, tak je pravdepodobné, že dostanete zaplatené načas. Na druhej strane, ak počas účtovného procesu dôjde k oneskoreniu, je pravdepodobné, že k oneskorenie dôjde aj pri výbere platby, čo vedie k predĺženiu času výberu platieb a nižšej likvidite.
Fakturačný program je teda efektívny a automatizovaný a mal by urýchliť proces účtovania a výberu platieb. Fakturačný systém je prepojený s e-mailom. Môžete teda svojim zákazníkom priamo posielať faktúry a ak sa vyskytne problém s doručením, dostanete upozornenie.
Vytváranie reportov a analýza
Fakturačný program poskytuje komplexné reporty a analytické nástroje. Získate jednoduchú obrazovku, ktorá pomáha analyzovať neuhradené faktúry, faktúry po splatnosti a DPH. Tieto reporty a analýzy môžu byť mimoriadne užitočné pri nastavovaní úverových limitov a úverových období pre konkrétnych zákazníkov.
Cenové ponuky
Fakturačný program prichádza so schopnosťou vytvárať cenové ponuky pre zákazníkov. Program tento proces urýchľuje, zvyšuje jeho efektivitu a zjednodušuje ho. Stačí zadať zopár detailov a cenovú ponuku odošlete v priebehu niekoľkých sekúnd. Keď zákazník otvorí cenovú ponuku, dostanete o tom notifikáciu. Po poskytnutí služby alebo dodaní produktu je možné cenovú ponuku rýchlo previesť na faktúru a doručiť ju zákazníkovi.
Opakované faktúry
K opakovanej fakturácii dochádza vtedy, keď firma potrebuje neustále fakturovať konkrétnym zákazníkom za nejaké časové obdobie. Obchodné podmienky sa väčšinou nemenia. Fakturačný program poskytuje možnosť vytvárať opakované faktúry. Znamená to, že faktúra sa automaticky vytvorí a odošle zákazníkovi bez akéhokoľvek manuálneho zadávania. Takto dokážete urýchliť celkovú efektivitu účtovania. Možnosť vytvárať opakované faktúry môže byť pre rôzne firmy rozdielne dôležitá. Napríklad pre požičovňu môže byť táto funkcia užitočnejšia.
Správa viacerých mien
Fakturačný program vám dáva možnosť účtovať vo viacerých menách. Zákazníkovi A môžete napríklad účtovať v EUR a zákazníkovi B v USD v závislosti od meny obchodu.
Účtovanie, výber platieb a daňové hlásenie
V reporte máte možnosť nazrieť na celkovú veľkosť účtovania, rozsah výberu platieb a daňový stav pre každú faktúru. Je to dôležité najmä pre podniky, ktoré vyberajú DPH, pretože to uľahčuje sledovanie daňovej povinnosti a výpočet čistej daňovej povinnosti/vrátenia daní.
Implementácia fakturačného programu môže byť pre podnik prospešná, lebo prináša nasledujúce benefity:
Benefity používania fakturačného programu
Tu sú niektoré z benefitov používania fakturačného programu pre podniky:
Vyššia efektivita podnikania
Implementáciou fakturačného programu urýchlite celkový proces. Program je schopný vytiahnuť relevantné informácie potrebné na vytvorenie faktúry. Údaje teda nemusíte zadávať ručne.
Vyššia likvidita a cash flow
S fakturačným programom máte možnosť vytvárať upomienky na úhradu faktúr po splatnosti. To naozaj uľahčuje život. Pripomienky platieb pomáhajú urýchliť výber platieb. Včasný výber platieb vedie k vyššej likvidite a dostupnosti finančných prostriedkov. Týmto sa výrazne zlepší činnosť podnikov.
Online prístup
Fakturačný program ukladá vaše údaje na cloudové servery. Znamená to, že pomocou počítača alebo telefónu máte kedykoľvek prístup k fakturačným záznamom. To vám naozaj uľahčí život, pretože už nemusíte otvárať zásuvky stola, keď potrebujete nájsť konkrétnu faktúru.
Vylepšený imidž spoločnosti
Faktúry vytvorené v programe majú profesionálne formátovanie a usporiadanie. Obsah je poriadne prezentovaný čo sa týka množstva, ceny, platobných podmienok a ďalších podrobností. Takto získa zákazník dobrý obraz o danej spoločnosti.
Ľahký audit
Vo fakturačnom programe sú fakturačné a účtovné informácie uložené a prehľadne usporiadané. Keď vám kontrola pošle zoznam požiadaviek, tak vtedy sú dobre zorganizované účtovné údaje požehnaním. Z pohľadu auditu je vo fakturačnom systéme jednoduché sledovať konkrétne transakcie. Za niekoľko sekúnd môžete napríklad prejsť cenovými ponukami, faktúrami a dobropismi. Pomôže vám to pospájať si súvislosti a zvyšuje spoľahlivosť údajov.
Za hlavné výhody používania fakturačného programu sa považuje aj jednoduchá fakturácia a pridaná flexibilita.
Vyššia bezpečnosť
Spoločnosti dodávajúce fakturačné programy ponúkajú cloudové servery. Znamená to, že vaše organizačné údaje sú zabezpečené na ich hi-tech serveroch, kde sa o ne starajú IT profesionáli a odborníci na bezpečnosť dodržiavajúc rôzne bezpečnostné protokoly.
Ako si vybrať fakturačný program
Výber fakturačného programu závisí od viacerých faktorov. Tieto faktory zahŕňajú, ale nie sú obmedzené na nasledujúce:
- Zvážte potreby svojho podniku – Každé podnikanie je iné, čo sa týka potrieb účtovníctva a administratívy. Najprv si zistite, či vám stačí fakturačný program s obmedzenými funkciami alebo či potrebujete posielať faktúry vo viacerých menách a opakovane atď.
- Myslite na integráciu potrebnú na uspokojenie vašich obchodných záležitostí - Niektoré podniky majú zložité procesy a operácie. A môže byť ťažké s nimi manipulovať manuálne. Ak sú teda vaše obchodné záležitosti zložité, budete potrebovať sofistikovaný program a naopak.
- Pozrite sa na svoj rozpočet – Ak sa rozhodnete pre sofistikovaný a zložitý program, ceny môžu byť vyššie a naopak.
Ďalej je potrebné poznamenať, že každý program má iné silné stránky. Niektoré môžu byť dobré napríklad v spracovaní údajov o platbách, iné v automatizácii a iné v podrobných reportoch. Preto je potrebné zosúladiť vaše potreby so silnými stránkami implementovaného programu.
Je možné získať fakturačný program pre malé podniky zadarmo?
Väčšina fakturačných programov ponúka novým firmám bezplatnú verziu a keď sa vaše podnikanie rozrastie, môžete plynulo prejsť na platenú verziu. Odporúčame vám vybrať si taký bezplatný fakturačný program, ktorý sa ľahko používa a ktorý môže podporiť rast vášho podnikania. V budúcnosti teda nemusíte prechádzať na nový fakturačný program. Zmena fakturačného programu môže byť nákladná z hľadiska prenosu údajov a implementácie ďalších procedurálnych formalít.
Záver
Implementácia fakturačného programu vedie k vyššej efektivite podnikania, automatizácii, zníženiu počtu omeškaných platieb, zlepšeniu imidžu spoločnosti, vyššej likvidite, jednoduchému účtovaniu a jednoduchému auditu. Majiteľom firiem uľahčuje život pri riadení firiem. A výhodou je, že základné funkcie takéhoto programu, ako napríklad posielanie faktúr, môžete používať zadarmo. Keď však prekročíte určitý časový/pracovný limit je potrebné prejsť na prémiovú verziu.
Medzi rôzne funkcie fakturačného programu patrí vytváranie a prispôsobovanie faktúr, odosielanie upomienok za platby, vytváranie reportov a analýz, spracovanie a zaznamenávanie platieb, správa účtov vo viacerých menách a analýza celkových príjmov/pohľadávok.
Hľadáte fakturačný program? Vyskúšajte ho zadarmo:
- Fakturačný program
- Fakturačný program zadarmo
- Program na cenové ponuky
- Program na faktúry pre živnostníkov