Proforma faktúra

Proforma faktúra: Podrobné vysvetlenie

Rozdiel medzi proforma faktúrou a faktúrou

Hlavný rozdiel medzi proforma faktúrou a štandardnou faktúrou je v tom, že proforma faktúra má iba informatívny charakter, obsahuje predbežné informácie a čísla. Na druhej strane faktúra obsahuje reálne a presne stanovené fakty a čísla.

Ďalším rozdielom medzi týmito dvoma typmi je doba, kedy sa odosielajú zákazníkovi. Proforma faktúra sa zákazníkovi vystavuje pred dodaním tovaru alebo poskytnutím služieb. Na druhej strane, faktúra sa vystavuje vtedy, keď už bol tovar zákazníkovi odoslaný alebo služby už boli poskytnuté. Účelom proforma faktúry je zosúladiť očakávania odberateľa a dodávateľa. Na rozdiel od proforma faktúry je „ostrá“ faktúra účtovný doklad, ktorý možno použiť ako dôkaz o predajnej transakcii.

Predajca a kupujúci sa na proforma aj na štandardnej faktúre museli dohodnúť. Proforma faktúra má rovnaký obsah ako štandardná faktúra, ako sú fakturačné údaje, logo, kontaktné údaje a zmluvné podmienky. Je však dôležité spomenúť, že každá faktúra musí byť jasne označená buď ako proforma faktúra alebo faktúra.

Z účtovného hľadiska nemožno proforma faktúru použiť ako účtovný doklad o transakcii. To znamená, že nie je možné aktualizovať účtovný systém na základe toho, čo je na proforma faktúre. Je to z toho dôvodu, že v deň vystavenia proforma faktúry tovar ešte nebol dodaný. Riziko a odmeny neboli prevedené, a preto účtovné ustanovenia neumožňujú zaznamenať takéto transakcie. Pri faktúre sa riziká a odmeny previedli, pretože tovar už bol odoslaný zákazníkovi.

Cenová ponuka verzus proforma faktúra

S cenovou ponukou sa môžete stretnúť v počiatočnej fáze transakcie alebo obchodovania. Účelom cenovej ponuky je navrhnúť druhej strane predpokladanú cenu za tovar alebo službu, ktorú by bola ochotná prijať. Ide len o fázu vyjednávania, čiže medzi jednotlivými stranami zatiaľ neexistuje žiadna vzájomná dohoda.

Na druhej strane je proforma faktúra predbežný účet, ktorý vystaví dodávateľ na základe dohodnutých podmienok medzi ním a odberateľom. Medzi stranami došlo k vzájomnej dohode a vyjednávanie bolo ukončené. Predajca môže od zákazníka očakávať platbu, keďže proforma faktúra funguje ako nástroj na zabezpečenie toho, aby nedošlo k nezrovnalostiam.

V situácii, keď má zákazník zaplatiť preddavkovú platbu, dôležitosť proforma faktúry exponenciálne narastá. Proforma faktúra slúži ako základ pre výpočet preddavku.

Stručne povedané, hlavný rozdiel medzi cenovou ponukou a proforma faktúrou spočíva v tom, že pri cenovej ponuke predajca neočakáva od potenciálneho zákazníka platbu, pretože ešte nedošlo k žiadnej dohode. Je to len úvodný krok na začiatku rokovaní. Pri proforma faktúre však platbu už očakáva, pretože medzi predajcom a zákazníkom bol obchod uzavretý.

Ďalej podrobne rozoberieme aspekty používania proforma faktúry na preddavkové platby.

Proforma faktúra na preddavkové platby

V normálnej prevádzke pri žiadosti o platbu vystaví predajca faktúru. Je bežnou praxou, že niektorí predajcovia majú vypracované zásady týkajúce sa prijímania preddavkových platieb. Za normálnych okolností bude tovar po prijatí platby odoslaný zákazníkovi. V prípade preddavkových platieb, keďže tovar ešte nebol odoslaný, je vystavená predbežná faktúra vo forme proforma faktúry, aby obe strany získali predstavu o výške platby.

Keďže proforma faktúra môže podliehať zmenám, je možné, že po prijatí konečnej faktúry bude potrebné upraviť cenu za nákup. Ak zákazník uskutočnil platbu na základe proforma faktúry a suma na konečnej faktúre je odlišná, bude potrebné do účtovného systému zadať opravné účtovné zápisy.

Ak napríklad zákazník zaplatil preddavkovú platbu na základe proforma faktúry a na konečnej faktúre je vyššia suma, znamená to, že zákazníkovi vzniká záväzok uhradiť dodatočnú sumu a vykonať dodatočnú platbu. Ak je cena konečnej faktúry nižšia ako cena na proforma faktúre, zákazník môže očakávať vrátenie peňazí od predajcu.

Je dôležité poznamenať, že proforma faktúru možno použiť pri vnútroštátnom aj medzinárodnom obchode. V medzinárodnom obchode sa však proforma faktúra používa častejšie. Ďalej si vysvetlíme, ako sa proforma faktúry používajú pri exporte.

Proforma faktúra pri exporte

S procesom exportu sú spojené mnohé procedurálne formality. Týkajú sa odosielania, bankovníctva, nákladnej dopravy, ciel, colných poplatkov, inšpekcií a mnohých ďalších záležitostí. To môže byť pre zahraničného kupujúceho mätúce a môžu vzniknúť rôzne nejasnosti v aspektoch, ako je mena transakcie, popis, produkty a iné.

Proforma faktúra môže tento proces zjednodušiť. Keďže proforma faktúry obsahujú komplexný popis, umožňuje to predajcovi a kupujúcemu vyhnúť sa akýmkoľvek nezrovnalostiam. V popise sa nachádza meno predávajúceho a kupujúceho, referenčné číslo kupujúceho, dátum dopytu, stručný popis produktu, cena produktu, kubický objem, rozmery balenia, prepravná hmotnosť, miesto dodania, veľkosť obchodu, platobné podmienky, predajné podmienky, miesto odoslania a doručenia a mena transakcie.

Proforma faktúra, ktorá sa používa pri zložitom exportnom obchode, pomáha predávajúcemu a kupujúcemu ujasniť si podmienky, aby bolo možné lepšie plánovať a riadiť všetky aspekty transakcie.

Záver

Proforma faktúra sa vystavuje pred doručením tovaru zákazníkovi. Je to užitočný nástroj, ktorý slúži na ujasnenie podmienok medzi kupujúcim a predávajúcim. Keďže obsahuje predbežné informácie a čísla, poskytuje obom stranám obraz o tom, čo môžu od transakcie očakávať. Ďalšou požiadavkou je jasné označenie, že ide o proforma faktúru. Okrem toho, keďže nejde o právny dokument, účtovný systém by sa nemal aktualizovať na základe proforma faktúry.

Proforma faktúra sa vystavuje aj za účelom výberu preddavkových platieb. Z praktického hľadiska sa dá použiť na odhad výšky preddavkovej platby. V medzinárodnom obchode je vďaka nej možné definovať podmienky.

Proforma faktúra sa od bežnej faktúry líši, pretože bežná faktúra obsahuje faktické informácie a je možné ju použiť ako podpornú dokumentáciu na spracovanie účtovných a súvisiacich transakcií. Na rozdiel od proforma faktúry sa štandardná faktúra vystavuje po odoslaní tovaru zákazníkovi alebo po poskytnutí služieb.

Často kladené otázky

Aké sú základné charakteristiky proforma faktúry?

Toto sú niektoré zo základných charakteristík proforma faktúry:

• Je to vynikajúca vyjednávacia stratégia v medzinárodnom obchode
• Je to dobrovoľný dokument, čo znamená, že nie je nutný pri všetkých transakciách
• Tieto faktúry majú platnosť na určité časové obdobie

Aké sú základné časti proforma faktúry?

Toto sú niektoré zo základných častí proforma faktúry:

• Popis produktu vrátane kvality
• Podmienky a charakteristiky dodania
• Podrobnosti o doručení
• Podmienky predaja
• Mena transakcie

Kedy sa zasiela proforma faktúra zákazníkovi?

Proforma faktúra sa odošle zákazníkovi hneď, ako sa kupujúci a predávajúci dohodnú na cene produktu. Vo väčšine prípadov sa proforma faktúra posiela z dôvodu, aby si obe strany ujasnili podmienky. Môže sa poslať aj vtedy, keď je nutné zaplatiť preddavkovú platbu.

Iné typy faktúry:

• DPH faktúra: štandardná faktúra vystavená platiteľom DPH
• Faktúra pre neplatiteľov DPH: štandardná faktúra vystavená neplatiteľom DPH
• Dobropis: vrátenie peňazí zákazníkovi
• Opakovaná faktúra: automatická fakturácia zákazníkovi predplatiteľovi