Jednoduchý fakturačný program

Opakovaná faktúra


Opakovaná faktúra: Podrobné vysvetlenie

Význam opakovanej faktúry

Opakovaná faktúra má svoje využitie v prípade, že si zákazník od dodávateľa pravidelne objednáva rovnaké produkty alebo služby s rovnakými zmluvnými podmienkami. Hoci sa čas transakcie môže líšiť, musí byť konzistentný a transakcia prebieha pravidelne po uplynutí určeného obdobia.

Opakovanú faktúru je možné posielať denne, týždenne, mesačne alebo podľa potreby s určenou pravidelnou frekvenciou. Na opakovanej faktúre ostáva z jedného obdobia do ďalšieho všetok obsah rovnaký, ako napríklad produkt alebo služba, informácie o klientovi a DPH.

Na efektívne používanie modelu opakovanej faktúry musia obe strany (predajca aj zákazník) súhlasiť s tým, že nedôjde k žiadnym zmenám v obchodných podmienkach. Ak dôjde k zmene podmienok, tak je potrebné opakovanú faktúru aktualizovať, aby v nej boli  tieto zmeny zakomponované.

Hlavným účelom zasielania opakovaných faktúr je zefektívniť proces fakturácie a súčasne znížiť administratívnu záťaž tímu, ktorý spravuje účtovníctvo.

Vysvetlime si to na príklade. Povedzme, že spoločnosť ABC poskytuje bezpečnostné služby pre komerčnú budovu, v ktorej prebiehajú stavebné práce, za dohodnutú sadzbu 2000 Eur mesačne. Pre spoločnosť ABC je výhodné používať opakovanú faktúru, pretože podmienky sa s najväčšou pravdepodobnosťou nezmenia, napríklad typ služby, sadzby a ďalšie podrobnosti. Okrem toho bude pravdepodobne potrebné poskytovať tieto služby dlhšiu dobu.

Podrobné vysvetlenie

Vystavovanie faktúr je zdanlivo pomerne jednoduchý administratívny proces. Malá chyba však môže mať významný vplyv na celkový obchodný proces. Pre vyššiu efektivitu obchodu je vždy potrebné skrátiť celkový čas tohto procesu.

Opakovanú faktúru možno použiť vtedy, keď si stáli zákazníci firmy objednávajú rovnaké produkty alebo služby na pravidelnej báze a obsah tejto faktúry je rovnaký ako obsah predchádzajúcej faktúry. Nemalo by dôjsť k žiadnym zmenám v špecifikácii alebo množstve produktov, ale ako už bolo spomenuté vyššie, v prípade potreby je možné aktualizovať aj opakovanú faktúru, aby v nej boli zakomponované akékoľvek potrebné zmeny.

Tu sú niektoré prípady, v ktorých môže byť výhodné použiť opakované faktúry:

  • Požičovne náradia

    V tomto prípade je logické použiť opakovanú faktúru, pretože náradie sa zvyčajne prenajíma na dlhšie obdobie a fakturácia prebieha na mesačnej báze. Okrem toho sa fakturovaná suma nemení často.

  • Kontrakty na mesačnej báze

    V tomto prípade dochádza k dodávaniu tovaru alebo poskytovaniu služieb každý mesiac a vo všeobecnosti nie je potrebná žiadna zmena v množstve tovaru alebo služieb. Používanie opakovaných faktúr je v tejto situácii výhodné, pretože uľahčuje správu faktúr a fakturačné úkony.

  • Členský poplatok

    Používanie opakovaných faktúr pri výbere členských poplatkov je praktické, pretože členské poplatky sa vyberajú v pravidelných intervaloch.

  • Údržbárske a bezpečnostné služby

    Vo všeobecnosti sa údržba vykonáva v pravidelných intervaloch a podobne sa bezpečnostné služby poskytujú na dlhšie obdobia s pravidelnou platbou. Používanie opakovaných faktúr v týchto prípadoch je solídny plán a povedie to k zjednodušeniu procesov správy faktúr.

Ak je vaša spoločnosť založená na príjmovom modeli, ako je napríklad požičovňa, bezpečnostná služba, spoločnosť, kde sa platia členské poplatky alebo spoločnosť poskytujúca pravidelný marketing, potom je vo vašom prípadne ideálne používať opakované faktúry.

Na vytvorenie opakovanej faktúry budete musieť zadať viac informácii, ako by ste zadávali pri tvorbe štandardnej faktúry. Pri vytváraní opakovanej faktúry budete musieť navyše nastaviť frekvenciu fakturácie. Nasledujúci obsah alebo informácie sú potrebné na vytvorenie opakovanej faktúry:

  • Podrobnosti o zákazníkovi.
  • Dohodnuté podmienky týkajúce sa ceny, množstva a iné.
  • Frekvencia fakturácie, možnosti odosielania a ďalšie súvisiace informácie. Vo fakturačnom programe môžete nastaviť automatické odosielanie všetkých opakovaných faktúr. Ak sa pred odoslaním vyžaduje schválenie, fakturačný program sa o to postará. To znamená, že budete mať možnosť vybrať si automatické alebo manuálne odosielanie opakovanej faktúry. Okrem toho môžete nastaviť aj sezónnu fakturáciu.

Výhody používania opakovaných faktúr

Toto sú niektoré výhody používania opakovaných faktúr:

  • Dochádza k výraznému úbytku administratívnej práce riadenej fakturačným oddelením, čo znamená, že sa ušetrí čas a znížia sa náklady. Je to z toho dôvodu, že fakturačný program je nastavený na automatické odosielanie a správu faktúr.
  • Včasná fakturácia pomáha zabezpečiť, aby bol celý proces fakturácie riadený správne. Výber peňazí v správnom čase je potrebný na správu peňažných tokov a zlepší celkovú likviditu podniku.
  • Keďže je fakturačný program veľmi presný, znižuje sa riziko podfakturácie.
  • Obsah faktúry je automaticky skopírovaný z predchádzajúcej faktúry pomocou fakturačného programu a v dôsledku toho bude pri vytváraní a odosielaní opakovaných faktúr menej chýb.
  • Používanie opakovaných faktúr môže zároveň priamo ovplyvniť vzťah, ktorý máte so zákazníkmi a klientmi. Je to z toho dôvodu, že žiadna zo strán sa nemusí obávať zmeny sadzieb a iných podmienok. Tieto špecifikácie už boli predmetom dohody a sú jasne stanovené. Faktúry sa odosielajú vždy včas, bez rizika, že sa na odoslanie zabudne. Dôjde tak k vytvoreniu lepších obchodných vzťahov, čo na zákazníkovi zanecháva dobrý profesionálny dojem.
  • Pri používaní opakovaných faktúr sa od zákazníka očakávajú včasné a rýchle platby. Faktúry sa odosielajú v rovnakom čase v každom období, napríklad prvého každý mesiac. Zákazník sa zladí s vaším fakturačným cyklom, vďaka čomu bude pravdepodobnejšie, že uprednostní vašu platbu a zaplatí vaše faktúry. Keďže zákazník bude vedieť, aké platby má v každom období očakávať, bude mať dostatok času na to, aby uhradil platbu načas.
  • Vďaka tejto včasnej platbe od zákazníka povedú opakované faktúry k zlepšeniu cash flow vo vašej firme.

Nevýhody používania opakovaných faktúr

Toto sú niektoré nevýhody súvisiace s opakovanými faktúrami:

  • Opakované faktúry nemusia pokračovať večne. Je veľmi dôležité udržať záujem zákazníka, inak môže prísť firma o všetky svoje príjmy z opakovaných faktúr. Je náročnejšie venovať veľkú pozornosť udržaniu a zaujatiu zákazníkov.
  • Pre firmu môže byť náročné zvládnuť prílev práce. Ak je firma malá a nie je možné ju rozšíriť, model opakovanej faktúry budete používať len v obmedzenom rozsahu.
  • Príprava modelu opakovanej faktúry vo fakturačnom programe môže byť finančne nákladná. Predtým, ako sa pre to rozhodnete, je potrebné vykonať analýzu nákladov a prínosov.
  • Môže byť ťažké zabezpečiť dodržiavanie opakovaných faktúr.
  • Ak zákazník zmení plán, firma bude musieť zmeny premietnuť do aktuálneho modelu fakturácie. To povedie k ďalším nákladom.
  • Na úspešnú realizáciu modelu opakovanej faktúry je potrebná koordinácia z vyšších oddelení. Vyžaduje sa včasná reakcia z obchodného oddelenia a z technického oddelenia so zameraním na služby.

Tipy na správu modelu opakovanej fakturácie

Nasledujúce tipy môžu byť užitočné pri správe systému opakovaných faktúr:

  • Je potrebné dbať na to, aby bola frekvencia fakturácie nastavená správne.
  • Osobitnú pozornosť je potrebné venovať aktualizácii sadzby DPH. Ak dôjde k zmenám v sadzbe DPH, systém by sa mal okamžite aktualizovať, aby sa zabezpečila správna fakturácia.
  • Je rozumné klásť dôraz aj na zapojenie zákazníka a udržiavanie dobrých vzťahov so zákazníkom. Tým sa zabezpečí, že systém opakovanej fakturácie bude dlhodobý.
  • Akúkoľvek zmenu modelu opakovanej faktúry by mal podporiť zmluvný orgán. Zmeny v modeli opakovanej faktúry musia byť zosúladené so zmluvou.

Záver

Firma používa opakovanú faktúru vtedy, keď zákazníkovi v pravidelných intervaloch predáva rovnaký produkt alebo poskytuje rovnakú službu. Tento systém je základom firmy, ktorej podnikanie je založené na predplatnom. Aby bolo možné použiť model opakovanej faktúry, mali by zostať pevne stanovené obchodné podmienky. Ak nastane zmena, musí sa to odzrkadliť v účtovnom systéme.

Medzi firmy, ktoré používajú model opakovanej faktúry patria aj požičovne náradia, firmy poskytujúce služby na kontrakt na mesačnej báze, členstvá, údržbárske a bezpečnostné služby a iné.

Používanie opakovaných faktúr má mnoho výhod, napríklad skrátenie času práce a nákladov pre fakturačné oddelenie, zlepšený cash flow, lepšie vzťahy so zákazníkmi, efektívny výber platieb a zníženie rizika podfakturácie.

Pri používaní tohto systému existujú aj výzvy. Takýmito výzvami sú ťažkosti so zvládnutím prílevu služieb, zabezpečením spokojnosti a záujmu zákazníkov a tiež skutočnosť, že model opakovanej faktúry je finančne náročnejší.

Existujú určité tipy na správu úspešného modelu opakovaných faktúr. Medzi tieto tipy patrí vhodné nastavenie frekvencie faktúr, sledovanie zmien v daňovej politike, zabezpečenie spokojnosti zákazníkov a zabezpečenie existencie zmluvného orgánu na akúkoľvek zmenu podmienok opakovaných faktúr.

Často kladené otázky

Ktoré firmy by mali používať opakované faktúry?

Model opakovanej faktúry je vhodné použiť pre spoločnosti, ktoré fakturujú zákazníkom v určitých intervaloch. Opakované faktúry je ideálne použiť aj v prípade, že medzi firmou a zákazníkom prebieha rovnaký typ obchodu za rovnakých podmienok.

Ako súvisí automatizácia s opakovanými faktúrami?

Opakovaná faktúra súvisí s automatizáciou, pretože faktúry s rovnakými podmienkami sa odosielajú zákazníkovi za každé obdobie automaticky. Preto nie je potrebné obsah faktúry aktualizovať často.

Ako súvisí spokojnosť zákazníkov s opakovanými faktúrami?

Keďže sa faktúry odosielajú včas, bez meškania, vyvoláva to dojem, že ste profesionálny a spoľahlivý poskytovateľ služieb a obchodný partner. To vedie k väčšej spokojnosti zákazníkov a zlepší to dlhodobý obchodný vzťah a partnerstvo, ktoré máte so zákazníkom.

Je náročné spravovať model opakovanej faktúry?

Spravovať model opakovanej faktúry môže byť náročné. Niektoré firmy nemusia zvládnuť prílev podnikania, ktorý prinesie model opakovanej faktúry. Okrem toho, keďže okolnosti sa neustále menia, môže byť ťažké zabezpečiť dlhodobú spokojnosť a záujem zákazníkov.


Iné typy faktúry: