Faktúry
Čo je to faktúra?
Faktúra je oficiálny dokument, ktorý zasiela spoločnosť (dodávateľ, predávajúci) svojmu zákazníkovi (odberateľovi, kupujúcemu) pri predaji tovaru alebo služieb. Je v nej zaznačené, čo presne sa predalo a za koľko. Faktúra sa často používa aj ako žiadosť o platbu a obsahuje platobné údaje. Dobre vystavená faktúra musí byť konkrétna a bez zbytočností.
Vzor faktúry s povinnými a voliteľnými poľami:
Štandardná, správne formulovaná faktúra musí spĺňať určité náležitosti:
HLAVIČKA – „FAKTÚRA“
V hlavičke faktúry by malo byť jasne uvedené, že ide o faktúru, vďaka čomu zákazník jednoducho zistí, čo dostáva a ako s tým nakladať ďalej.
DETAILY FAKTÚRY
Správne vystavená faktúra by mala obsahovať tieto údaje/časti:
- Číslo faktúry: Slúži na sledovanie faktúry a zároveň na udržiavanie poriadku vo vašich finančných záznamoch.
- Dátum vystavenia: Ide o dátum vyhotovenia a odoslania faktúry.
- Dátum dodania
- Forma úhrady: Bankový prevod, PayPal, v hotovosti, dobierka, vzájomný zápočet, ..
- Popis dodaného tovaru a služieb: Popis by mal byť uvedený jasne a zreteľne. Tiež by mal byť čo najstručnejší. Nie je potrebné zachádzať do detailov o dodaných službách/tovare.
- Údaje o množstve tovaru: Vyplňte správne množstvo všetkých dodaných produktov.
- Jednotkové ceny: Jasne uveďte sumy. Na minimalizáciu rizika rozdielov v dôsledku zaokrúhľovania sa pre účely účtovníctva odporúča zaokrúhliť ceny na dve desatinné miesta.
- Údaje o všetkých poskytnutých zľavách: Uveďte konkrétnu výšku poskytnutej zľavy a na aký tovar alebo službu sa vzťahuje.
- Medzisúčet: Ide o celkovú sumu za všetky dodané služby alebo tovar bez DPH. Je to taktiež suma, na ktorú uplatňujete sadzu DPH.
- Uplatnená sadzba/sadzby DPH: DPH sa pri jednotlivých produktoch môže líšiť. Uistite sa, že máte aktuálne informácie o platných sadzbách DPH.
- Celková suma DPH: Vypočítajte celkovú hodnotu sadzieb DPH a jasne ju špecifikujte.
- Celková suma faktúry: Je to súčet cien za všetok dodaný tovar alebo služby vrátane DPH. Je to konečná suma, ktorú zaplatí zákazník. Skontrolujte, či je správna, aby ste predišli oneskorenej platbe.
- Názov spoločnosti: Správne uveďte registrovaný obchodný názov.
- Sídlo spoločnosti: Oficiálna adresa vašej spoločnosti.
- Identifikačné číslo spoločnosti IČO: Je to číslo, ktoré bolo priradené vašej spoločnosti pri jej registrácii.
- IČ DPH spoločnosti: Je nutné pre daňové účely. Môžete ho vynechať, ak vaša spoločnosť nie je platiteľom DPH.
- Názov spoločnosti odberateľa: Je to registrovaný obchodný názov spoločnosti vášho zákazníka.
- Sídlo spoločnosti odberateľa: Je to registrovaná adresa spoločnosti.
- Identifikačné číslo spoločnosti IČO odberateľa: Uistite sa, že vyplnené IČO je správne.
- IČ DPH spoločnosti odberateľa: Na faktúre musí byť uvedené IČ DPH na daňové účely. Môžete ho vynechať, ak je spoločnosť neplatiteľom DPH.
- Mena: Je ju nevyhnutné uviesť na faktúre, aby nedošlo k žiadnym finančným nezrovnalostiam.
- Variabilný symbol
VOLITEĽNÉ POLIA
Tieto časti môžete na faktúru doplniť alebo ich vynechať podľa vašich potrieb:
- Dátum splatnosti: Je to dátum, dokedy je potrebné uhradiť celú platbu.
- Poplatok za omeškanie: Ide o dodatočný poplatok, ktorý sa účtuje, keď zákazník nezaplatí do dňa splatnosti.
- Platobné údaje: Sú to bankové údaje vašej spoločnosti alebo iné platobné metódy, ktoré uprednostňujete, napríklad: meno banky, IBAN, SWIFT/BIC alebo PayPal alebo hotovosť.
- E-mailová adresa: Oficiálna e-mailová adresa vašej spoločnosti.
- Telefónne číslo: Malo by to byť oficiálne telefónne číslo vašej spoločnosti.
- Referenčné číslo platby: Slúži na účely sledovania platby.
- Číslo zákazníka: Číslo, ktoré je priradené zákazníkom na sledovanie obchodných aktivít.
Typy faktúr:
- DPH faktúra: štandardná faktúra vystavená platiteľom DPH
- Faktúra pre neplatiteľov DPH: štandardná faktúra vystavená neplatiteľom DPH
- Proforma faktúra: jednoduchá žiadosť o platbu
- Dobropis: vrátenie peňazí zákazníkovi
- Opakovaná faktúra: automatická fakturácia zákazníkovi predplatiteľovi
Nástroje fakturácie:
Ďalšie tipy pri fakturácii:
Pri odosielaní e-mailu s upozornením na faktúru vám odporúčame sa na konci poďakovať. Takto prejavíte zdvorilosť a priateľský postoj na profesionálnej úrovni. Je všeobecne známe, že obyčajné „ďakujem“ má veľký prínos do budúcnosti, takže ak ho k faktúram pripíšete, určite to povedie k rastu vášho podnikania.
Skontrolujte každý detail na faktúre, aby ste sa vyhli nezrovnalostiam a zbytočným problémom. Nesprávne uvedené údaje môžu spôsobiť oneskorenie platieb, narušené vzťahy so zákazníkmi a celkovo to môže pôsobiť negatívne na vaše podnikanie.